管理最重要的資源：時(shí)間

中國(guó)粉體網(wǎng) 2010-06-29 點(diǎn)擊：3728次

“大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人都知道必須審慎規(guī)劃預(yù)算，卻很少領(lǐng)導(dǎo)人用同樣審慎的態(tài)度，來(lái)運(yùn)用自己最珍貴的資源：時(shí)間?！惫芾眍檰?wèn)席曼（Patricia Seemann）在星球顧問(wèn)公司（Sphere Advisors）期刊上發(fā)出這樣的感慨。

    的確，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，資金、技術(shù)、人員，幾乎每一項(xiàng)資源都可以失而復(fù)得，可以補(bǔ)充，可以擴(kuò)增，唯獨(dú)時(shí)間不能。公司浪費(fèi)掉的每一秒都永遠(yuǎn)消逝，就算萬(wàn)能之神也無(wú)法多給你一秒鐘。特別是高階主管的時(shí)間和精力，可以說(shuō)是公司的策略性資產(chǎn)。

    然而，大多數(shù)高階主管在時(shí)間方面的管理，卻幾乎失控。他們被一個(gè)又一個(gè)的例行會(huì)議占滿，忙著解決眼前一個(gè)有一個(gè)的問(wèn)題。

    當(dāng)談到時(shí)間管理，很多領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)說(shuō)，他們之所以無(wú)法做好，是因?yàn)槊恳惶於加刑嗟囊馔馐录](méi)錯(cuò)，領(lǐng)導(dǎo)人很少有例行的工作，因?yàn)榻^大多數(shù)例行工作都有其它人員負(fù)責(zé)，降臨到領(lǐng)導(dǎo)人辦公桌上的，大多是不尋常或重要的事務(wù)。但也正因如此，規(guī)劃才更顯得重要。妥善規(guī)劃自己的時(shí)間，是高階主管證明自己管理能力的第一步。

    捍衛(wèi)自己的思考時(shí)間

    要謹(jǐn)慎運(yùn)用公司的這項(xiàng)策略性資產(chǎn)：時(shí)間，席曼指出，首先，高階主管必須為自己忙碌的行程中，規(guī)劃出一段優(yōu)質(zhì)的思考時(shí)間，并且堅(jiān)持“捍衛(wèi)”這段時(shí)間。為了做出明智決策，高階主管的思考時(shí)間絕對(duì)不是奢侈品，而是必需品。定期規(guī)劃出一段思考時(shí)間，也許是獨(dú)處，也許是和少數(shù)幾位朋友、同仁或者顧問(wèn)，共同思考與反省一些長(zhǎng)期的課題。這樣的省思時(shí)間，對(duì)于公司的未來(lái)會(huì)帶來(lái)很正面的影響。

    奇異公司前CEO威爾許說(shuō)，他把三分之二的時(shí)間花在和人相關(guān)的課題。事實(shí)上，高階主管的時(shí)間花在哪里，等于告訴全公司，他認(rèn)為最重要的事情是什么。

    員工的眼睛是雪亮的，不論公司的正式文件或規(guī)章上說(shuō)公司的優(yōu)先要?jiǎng)?wù)為何，他們會(huì)看領(lǐng)導(dǎo)人的行為，來(lái)研判他認(rèn)為最重要的事情。他們看你把時(shí)間用于什么事務(wù)，來(lái)研判你實(shí)際重視的事；他們看你花時(shí)間在誰(shuí)身上，來(lái)研判誰(shuí)對(duì)你有影響力。因此，高階主管如何花時(shí)間，除了實(shí)質(zhì)的意義之外，還有很大的象征意義，遠(yuǎn)比他自己想象的還要重要。

    要妥善管理自己的時(shí)間，高階主管可以這樣做：

    ■計(jì)算你一年有多少工作時(shí)數(shù)。

    ■根據(jù)公司策略所需執(zhí)行的優(yōu)先要?jiǎng)?wù)，安排你的時(shí)間使用優(yōu)先順序。別忘了考量社交及你個(gè)人的需要和希望。

    ■大致對(duì)每一項(xiàng)優(yōu)先要?jiǎng)?wù)分配時(shí)間比例（%）。

    ■定出不能安排工作的個(gè)人活動(dòng)固定時(shí)段（例如家庭時(shí)間、運(yùn)動(dòng)時(shí)間）。

    ■留下約20%的時(shí)間，用來(lái)彈性用于應(yīng)付一些短期事務(wù)，或思考問(wèn)題與決策。

    ■每季重新檢視這份時(shí)間分配表，特別注意重要事務(wù)和個(gè)人時(shí)間的規(guī)劃。

    ■每月檢查并進(jìn)行活動(dòng)的微調(diào)。

    ■在每周的一開(kāi)始，檢視你的議程，看看是否合乎大目標(biāo)。

    重視會(huì)議的品質(zhì)

    對(duì)很多高階主管來(lái)說(shuō)，占掉他們最多時(shí)間的，就是會(huì)議，因此會(huì)議的品質(zhì)非常重要。為了使會(huì)議有效率而不致浪費(fèi)時(shí)間，在重要決策的會(huì)議前，高階主管必須先思考這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)，以及對(duì)會(huì)議的期望是什么：這場(chǎng)會(huì)議的性質(zhì)是要對(duì)決策進(jìn)行討論、要敲定決策，抑或要說(shuō)明及執(zhí)行一項(xiàng)已經(jīng)敲定的決策？會(huì)議的性質(zhì)決定你該如何管理會(huì)議的流程與走向，而會(huì)議的流程與走向?qū)⒂绊懪c會(huì)同仁的行為。

    此外，高階主管要善用自己和整個(gè)公司的時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)是非常重要的一個(gè)關(guān)鍵。要做到準(zhǔn)時(shí)，不需要什么偉大的科技，需要的是高階主管的紀(jì)律。高階主管準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議或活動(dòng)，是尊重他人的象征，準(zhǔn)時(shí)也等于向員工發(fā)出訊息：公司重視效率和紀(jì)律，也尊重他們的時(shí)間。

    舉例來(lái)說(shuō)，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議很重要，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議也很重要。領(lǐng)導(dǎo)人若經(jīng)常延長(zhǎng)會(huì)議，同仁通常會(huì)在原訂會(huì)議結(jié)束時(shí)間后，多預(yù)留一個(gè)小時(shí)，不安排任何事務(wù)。倘若會(huì)議準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，或延長(zhǎng)時(shí)間不到一小時(shí)，這些預(yù)留的時(shí)間往往就被浪費(fèi)了。此外，若領(lǐng)導(dǎo)人總是隨意延長(zhǎng)會(huì)議，大家就不會(huì)在會(huì)議前做好充足準(zhǔn)備，會(huì)議的進(jìn)行也會(huì)變得沒(méi)有效率。

    總結(jié)來(lái)說(shuō)，高階主管的時(shí)間和精力是最珍貴的資源，如果沒(méi)有事先規(guī)劃，嚴(yán)格管理，各種事務(wù)和瑣事會(huì)立即侵入，占滿管理團(tuán)隊(duì)的時(shí)間。對(duì)公司來(lái)說(shuō)，同樣的一年很快就會(huì)過(guò)去，差別就在于，究竟你的公司是有效率地朝向目標(biāo)前進(jìn)，還是散漫地執(zhí)行了各種無(wú)關(guān)緊要的小專案，但目標(biāo)卻顯得如此遙不可及。（作者：龔明勇）