管理者提高管理效率的方法

中國粉體網 2011-09-02 點擊：10789次

每個管理者都希望自己具有效率，但大多情況下都事與愿違。這些低效的管理者究竟在哪些方面失職?他們應該如何做，才能使企業(yè)往更好的方向發(fā)展?

    管理中常見的現(xiàn)象與觀點

    現(xiàn)象與觀點1：企業(yè)領導最強的領域往往是企業(yè)做得最差或最缺乏人才的領域。

    現(xiàn)象與觀點2：對一個高層管理人員來講，安排工作的能力遠比自己做工作的能力重要。

    現(xiàn)象與觀點3：人們常常在還沒有完成大樓規(guī)劃時，討論室內裝修的顏色，并且意見難以統(tǒng)一。

    以上情況并不是個別現(xiàn)象，可以毫不夸張地說：“企業(yè)中80%的開會時間是浪費掉的”。有效率的決策者并不多見，而輕閑的管理者更少。對企業(yè)管理人員的“勞累”的鼓勵遠遠超過了對其工作“效率”的考察。企業(yè)領導也總是在對下屬報告中表達細節(jié)的錯誤的修改中顯示其卓越的“管理才干”。更有流行的“細節(jié)論”，引導著企業(yè)的領導人把精力放在了本應由基層管理者思考的問題上。因此，職業(yè)經理在“庸才”文化的環(huán)境里，變成了忙忙碌碌，但無所作為的“體力勞動者”。

    管理者應具備的素質

    有幾個問題我們必須思考的是：

    1.專家與管理者的區(qū)別是什么?

    2.太聰明的人為什么難以成功?

    3.企業(yè)需要什么樣的管理者?

    一個特別值得注意的現(xiàn)象是，企業(yè)的經理對企業(yè)管理應該做些什么事是盲目的。人的本性決定其更愿意處理自己熟悉的事務，于是有挑戰(zhàn)領導權威領域的人才是留不住的。視管理為技術型人才的一種附加職能，是我們企業(yè)對企業(yè)管理的一種普遍心態(tài)。這也是中國企業(yè)職業(yè)經理難以健康成長的原因之一。于是，不論是多高層的管理者，總是在專業(yè)領域找回自己的權威，以確立自己在公司的地位。不懂某些專業(yè)的職業(yè)經理是難以生存的。于在，對于領導而言，挑戰(zhàn)專業(yè)水平無疑是在挑戰(zhàn)領導地位。在對管理人員的招聘中，注意的是行業(yè)背景，而不是綜合的基本素質。

    由于管理被視為附加功能，那么熱衷于自己做事，而不是安排人做事對于職業(yè)經理來說，恰恰是保護自己地位和獲得升遷的主要依據(jù)。對一個管理者的評價應該其下屬有多能干，而不是其本人有多能干。而這項指標從沒有被中國企業(yè)納入考核之中。無論是從主觀的動機還是客觀的環(huán)境，造成了只有帶領一個離開了自己就不能正常運轉的團隊的職業(yè)經理人才能在高層職場獲得青睞，于是能夠集體跳槽的職業(yè)經理人受到企業(yè)追捧。

    我國職業(yè)經理另一大缺陷就是目光的短視和系統(tǒng)思考能力的不足。對大部份的職業(yè)經理而言，他們是技術高超的裝修師，而不是“大樓”的結構設計者。不具備全球性企業(yè)的結構思維的企業(yè)職業(yè)經理人，就只有在快速炒作與快速破產中讓企業(yè)成為媒體的焦點。這好比裝飾華麗，但結構不穩(wěn)的高樓，稍有地震就倒了下去。

    管理者的職能

    “途徑的完美與目標的混亂，似乎成了我們這個時代的一大特色。

”這是愛因斯坦的名言，對中國的企業(yè)管理現(xiàn)狀很適合。
    作為企業(yè)職業(yè)經理人，其工作的主要職能是什么呢?這是職業(yè)經理應該首先明確的事情。作為管理者，其最主要的基本工作職能包括四個方面：計劃、組織、領導、控制。

    1.計劃

    計劃就是確定要達到的目標，并事先確定實現(xiàn)目標所須的正確行動。計劃活動包括分析目前環(huán)境、預測未來、確定目標、決策公司行動類型、選擇公司和競爭戰(zhàn)略，并且確定實現(xiàn)目標所需的資源。

    2.組織

    組織是對人力、財務、物質、信息和其他實現(xiàn)目標所需資源的分配與協(xié)調。組織活動包括吸引人們加入組織、明確工作責任、工作分類、資源配置以及創(chuàng)造條件使人事和諧以獲得成功。

    3.領導

    領導就是激勵人們成為績效杰出者，就是指導、激勵和與員工個人或群體的溝通。領導涉及與人們的日常接觸，幫助去指導或鼓舞他們實現(xiàn)企業(yè)的目標。

    4.控制

    全面的計劃、堅實的組織、出色的領導并不能確保成功。成功的企業(yè)，都對工作實現(xiàn)密切關注。具體的控制活動包括：制訂績效標準使進展指向長期目標;通過收集績效數(shù)據(jù)監(jiān)督人們和部門的工作;提供進展的信息和反饋;通過將績效數(shù)據(jù)與標準比較發(fā)現(xiàn)問題;采取行動糾正問題。預算、信息系統(tǒng)等就是控制的工具。

    失職的管理者

    值得注意的是，很多企業(yè)管理者對這四項職能中的首要職能“計劃”是最不重視的，而把管理簡單理解為控制。當企業(yè)遇到問題時，大多都會從控制的角度尋找原因和解決辦法，比較有代表性的就是加強績效的考核、制定員工個人與工資掛鉤的策略等。由于對管理職能理解不夠，把改善事后的控制當然了改善管理的全部，這種方法自然無助于企業(yè)業(yè)績的根本好轉。

    同時，對管理目標的理解偏差使得職業(yè)經理們熱衷于追求管理的表現(xiàn)形式?！邦I頭人”是我們對領導和管理者的一般理解，“身先士卒”也是中國自古倡導的管理風格。于是在中國的電影中，我們可以看到一個很多的境頭就是：英勇的將領，一馬當先，帶著全隊將士全軍覆沒。這種現(xiàn)象，我們可以稱之為“積極的失職”。具體到企業(yè)之中，就是銷售經理不組織、培養(yǎng)銷售人員，進行市場分析與策劃，而天天請客戶吃飯;產品開發(fā)經理不研究市場需求、組織培訓研發(fā)人員，卻自己構畫高水平的圖紙;總經理不研究競爭形勢、資源配置、經營計劃與預算，卻熱衷于媒體的追捧。

    對職業(yè)經理而言，能提升到某個位置，本身就說明了其在本專業(yè)是優(yōu)秀的。正因如此，就需要淡化“專家”身份。但往往由于管理觀念的偏差和對本專業(yè)的迷戀，使其難以成為合格的管理者?！袄习逑駟T工，員工像老板”，是企業(yè)中的一大現(xiàn)象。這并不是說老板愿意為員工打工，而是老板們愿意在做事的激情中體會創(chuàng)業(yè)的成就感。對于民營企業(yè)而言，不實現(xiàn)由創(chuàng)業(yè)者向職業(yè)經理人的過渡，不對企業(yè)目標進行調整，企業(yè)的發(fā)展是難以持續(xù)。

    會精打細算的聰明人，往往被認為是職業(yè)經理人的合格人選，然而，對于一個管理者而言，“明察秋毫”的精明往往使其精于細節(jié)而忽視全局和企業(yè)文化。

    “管理是通過他人達成目標的工作”，真正的職業(yè)管理者是善于用比自己更聰明的人的人。

    六種提高管理效率的方法：

  1、第克泰特法

    第克泰特(Dictator)的英文意思，在這里可以引申為“專用時間”。長期操縱著世界經濟的猶太人習慣于把上班后的一個小時，定為“第克泰特時間”，在這段時間里，必須將昨天下班到今天上班之間接到的信函、傳真、E-mail等全部回復，用電腦打好并發(fā)出，或者用電話回復?，F(xiàn)在是“第克泰特時間”這句話，在猶太人之間的言外之意是“謝絕會客”。猶太人之所以注重“第克泰時間”，是因為在激烈的商戰(zhàn)中,他們以“馬上解決”作為工作的座右銘。在能力卓越的猶太人的辦公桌上，看不見“未決文件”。我們的管理者不妨借鑒一下猶太人對待時間的這種做法。

    2、二八分割法

    “美國人的金錢裝在猶太人的口袋里”。為什么?他們的生存和發(fā)展之道，就是始終堅持猶太人經商的“二八定律企業(yè)80%的收益來自20%的客戶”。應該把精力用在最見成效的地方，所謂“好鋼用在刀刃上”。美國企業(yè)家威廉·穆爾在為格利登公司銷售油漆時，頭一個月僅掙了160美元。此后，他仔細研究了猶太人經商的“二八定律”，分析了自己的銷售圖表，發(fā)現(xiàn)他的80%收益的確來自20%的客戶，但是他過去卻對所有的客戶花費了同樣的時間這就是他過去失敗的主要原因。于是，他要求把他最不活躍的36個客戶重新分派給其他銷售員，而自己則把精力集中到最有希望的客戶上。不久，他一個月就賺到了1000美元。穆爾學會了猶太人經商的二八分割法，連續(xù)九年從不放棄這一法則，這使他最終成為了凱利穆爾油漆公司的主席。

    3、限制電話法

    電話雖然在管理工作中越來越顯示它的重要作用，但作為雙刃劍，她又是浪費管理者時間的一個主要原因，因為電話能中斷手里的工作和思路，搞不好就會出現(xiàn)“煲電話粥”現(xiàn)象。用一個小時集中精力去辦事，要比花兩個小時而被打斷10分鐘、20分鐘的效率還要高。那么防止電話干擾有哪些辦法呢?一是分析一下打給你的電話，確定采取什么辦法減少那些根本沒有必要的電話;二是使用適當?shù)幕卦掁k法;三是先用誠懇的語氣接聽電話，避免閑談;四是讓別人知道什么時間可打電話找你。

    4、授權借時法

    授權借時，是指管理者根據(jù)職能原理，授予下屬一定的權力，委托其在一定權限內，自主地處理工作，主動完成任務，從而把自己從事務堆中解脫出來，集中精力考慮更重大的事情，解決更緊要的問題。在授權時，要貫徹以下幾項原則：一是視能授權原則，切不可授權給無能者和只知盲從的“老實人”;二是用人不疑原則，領導者應做到用人不疑，疑人不用;三是例行規(guī)范原則，領導工作可分為例行性、規(guī)范性的原則工作和例外、非規(guī)范性工作，授權處理的主要是面廣和量大的前者;四是逐級授權原則，越級授權，必然會打亂正常工作秩序，不但不能節(jié)約時間，而且還要為此產生內耗，空耗時間。

    5、時間隔離法

    這種方法不妨從下面兩位人物的做法中得到啟發(fā)：

    愛因斯坦深知時間隔離法之精髓，他在1906年完成了《狹義相對論》以后，經過經10年的醞釀和準備，在1916年的某天，告訴家人任何事都不要干擾他。

一連16天沒有出門，當他走出時，手里拿著幾張寫滿了數(shù)學公式的稿紙，那就是改變人類整個宇宙觀念的“廣義相對論”。
    效率專家杜拉克在《有效管理者》一書中，曾提到一家銀行負責人在每天的工作時間內，保持90分鐘的隔離時間。他說：“我嚴令我的秘書，除美國我的內人之外，無認什么大事，不要把任何電話接給我。雖然這也許有些冒險，需要勇氣，說不定真有天大的等不及90分鐘的事情”。但這種方法卻大大提高了他的時間利用率。

    6、會議節(jié)時法

    為了節(jié)省會議時間，應采取的措施和有效辦法是：

    會前做好準備，不開無目的、無意義或議題不明確的“糊涂會”;

    聯(lián)系實際，解決問題，不開傳聲筒式的“本本會”;

    權衡輕重緩急，抓住重點，不開“扯皮會”;

    發(fā)揮民主，集思廣益，不開家長式的“包辦會”;

    講究實效，不開一“報告”、二“補充”、三“強調”、四“表態(tài)”、五“總結”式的“八股會”;

    不開七時開會、八時到、九時領導做報告的“遲到會”;

    不開與議題無關人員的“陪坐會”;

    不開名為開會，實為游山玩水的“旅游會”。

    總之，要做到可開可不開的會不開，能開短會的不開長會，能開小會的不開大會，能合并開的不單獨開，能站著開的不坐著開。

    因為效率=成果÷時間，所以，通過節(jié)時的辦法有利于提高管理效率，一位成功人士告訴我說：“以下十條，每做到一條，你的管理效率就可以提高10%”。請您不妨一試：

    成本觀念在生活中，有許多屬于“一分錢”智慧、幾小時愚蠢的事例，如為省兩元錢而排半小時隊，為省兩元錢而步行三站地等等，都是極不劃算的。對待時間，就要像對待經營一樣，時刻要有一個“成本”的觀念，要算好帳。

    精選朋友古人云“有群累生”，多而無益的朋友是有害的。他們不僅浪費你的時間、精力、金錢，也會浪費你的感情，甚至有的“朋友”還會危及你的事業(yè)。要與有時間觀念的人和公司往來。

    巧用電話要盡量通過電話來進行交流，溝通情況，交換信息。打電話前要有所準備，通話時要直奔主題，不要在電話里說無關緊要的廢話或傳達無關主題的信息與感受。

    不得不走要學會限制時間，不僅是給自己，也是給別人。不要被無聊的人纏住，也不要在不必要的地方逗留太久。一個人只有學會說“不”，他才會得到真正的自由。

    避免爭論無謂的爭論，不僅影響情緒和人際關系，而且還會浪費大量時間，到頭來還往往解決不了什么問題，說得越多，做得越少，聰明人在別人喋喋不休或面紅耳赤時常常已走出了很遠的距離。

    現(xiàn)在就做許多人習慣于“等候好情緒”，即花費很多時間以“進入狀態(tài)”，卻不知狀態(tài)是干出來而非等出來的。

請記住，栽一棵樹的最好的時間是20年前，第二個最好的時間是現(xiàn)在。
    學會速讀絕大多數(shù)書籍并不值得從第一頁開始逐頁細讀，一般而言，一部三百頁的圖書有二十頁可取的內容就很不錯了，我們的任務就是把有價值的這部分內容“檢索”出來。在這個信息時代，速讀的能力或迅速抓住要點的能力已顯得十分重要。

    預格式化許多信件和表格都可以借助電腦，提前予以格式化，用時則只需幾分鐘就可輸出。電子郵件的地址列表也有類似的功效。

    避開高峰避免在高峰期乘車、購物、進餐，可以節(jié)省許多時間。

    提前休息在疲勞之前休息片刻，既避免了因過度疲勞導致的超時休息，又可使自己始終保持較好的“競技狀態(tài)”，從而大大提高工作效率。不同的休閑會帶來不同的結果。積極的休閑應該有利于身心的放松、精神的陶冶和人際的交流，比如打羽毛球、看體育比賽、踏青、去圖書館、參加文化沙龍、聽講座、寫作以及與知心朋友的聊天等都很有好處。